KI Chatbot & Terminbuchung

Installationsanleitung#

Botermin – KI Chatbot & Terminbuchung, Version 1.8.0

Diese Anleitung führt vom Hochladen bis zum ersten funktionierenden Chat. Für die tägliche Bedienung gibt es die zweite Datei: ANLEITUNG.md.

Die englischen Fassungen heißen INSTALL.md und MANUAL.md.

1. Voraussetzungen#

Nicht nötig: Composer, npm, ein Build-Schritt, ein Theme-Wechsel oder irgendein weiteres Plugin. Die mbstring-Erweiterung ist nicht erforderlich — das Plugin bringt einen Ersatz mit.

Ein KI-Zugang wird gebraucht, aber erst in Abschnitt 5 — die Installation selbst funktioniert auch ohne.

2. Dateien hochladen#

Es gibt zwei Wege. Einer genügt.

Weg A: über die WordPress-Oberfläche (ZIP)#

1. Den Ordner ki-chatbot-booking auf dem Rechner in ein ZIP packen — wichtig: der Ordner selbst muss im ZIP liegen, nicht nur sein Inhalt.
2. Plugins → Installieren → Plugin hochladen → ZIP wählen → Jetzt installieren.

Achtung bei Windows: Ein mit PowerShell (Compress-Archive) erzeugtes ZIP verwendet Backslashes in den Pfaden; WordPress entpackt es dann falsch. Nutzen Sie den Rechtsklick → „Senden an → ZIP-komprimierter Ordner" oder 7-Zip.

Weg B: per FTP/SFTP (empfohlen bei großen Ordnern)#

Den kompletten Ordner ki-chatbot-booking nach wp-content/plugins/ hochladen. Fertig — kein ZIP nötig.

3. Aktivieren#

Plugins → Installierte Plugins → „KI Chatbot & Terminbuchung" → Aktivieren.

Beim Aktivieren passiert automatisch:

• Sechs Tabellen werden angelegt: …kcb_appointments, …kcb_messages, …kcb_logs, …kcb_leads, …kcb_waitlist und …kcb_clients.
• Drei Cronjobs werden geplant: tägliches Aufräumen, stündlicher Kalender-Wiederholungsversuch, stündlicher Lauf für Erinnerungen, Bewertungsanfragen und die Freigabe unbezahlter Vormerkungen.
• Ein Zufallsschlüssel für den ICS-Abo-Feed wird erzeugt.

Im linken Menü erscheint KI Chatbot mit acht Unterseiten.

Nach dem Aktivieren ist der Bot noch nicht sichtbar — das ist Absicht. Er wird erst in Abschnitt 7 eingeschaltet.

Die Oberfläche folgt der Sprache der WordPress-Installation. Läuft die Seite auf Deutsch, Französisch, Japanisch oder einer der 31 weiteren unterstützten Sprachen, erscheinen Backend und alle Besuchertexte ohne weiteres Zutun in dieser Sprache.

4. Erste Kontrolle#

Öffnen Sie KI Chatbot → Einstellungen. Oben sollten zwei Hinweise stehen:

Es ist noch kein KI-Anbieter aktiv … Der Chatbot ist derzeit ausgeschaltet …

Beide sind an dieser Stelle richtig. Erscheint stattdessen eine PHP-Fehlermeldung, stimmt die PHP-Version nicht (siehe Abschnitt 1).

5. KI-Anbieter eintragen#

1. Reiter KI-Anbieter öffnen.
2. Bei mindestens einem Anbieter den Haken setzen und den API-Schlüssel eintragen. Für deutsche Kunden bietet sich Mistral (EU) an — die Ampel dahinter zeigt die Datenschutz-Einstufung.
3. Priorität vergeben: 1 wird zuerst gefragt, 2 ist die Reserve. Zwei Anbieter sind sinnvoll, damit der Bot bei einer Störung weiterläuft.
4. Speichern.
5. Erst danach auf Verbindung testen klicken — der Test läuft gegen den gespeicherten Schlüssel und zeigt die Antwortzeit.

Ein gespeicherter Schlüssel wird nie wieder angezeigt. Das Feld leer lassen heißt „unverändert"; ein Minus (-) löscht ihn.

Der Test schlägt fehl? Siehe Abschnitt 9.

6. Betrieb beschreiben, Leistungen und Zeiten#

Reiter Allgemein: Firmenname und vor allem das große Feld Informationen zum Betrieb — das ist die gesamte Wissensbasis. Anschrift, Anfahrt, Parken, Zahlungsarten, häufige Fragen. Was hier nicht steht, erfindet der Bot nicht.

Reiter Terminbuchung: Leistungen mit Dauer und Preis. Reiter Öffnungszeiten: je Wochentag Öffnung, Schließung, Pause.

Details dazu stehen in ANLEITUNG.md.

7. Einschalten#

Reiter Allgemein → Haken bei Chatbot aktiv → speichern.

Website in einem neuen Tab öffnen: unten rechts erscheint der Startknopf.

Soll der Bot nur auf einer bestimmten Seite erscheinen, zusätzlich „nur per Shortcode" ankreuzen und [ki_chatbot] in die gewünschte Seite schreiben.

8. Abnahmetest (10 Minuten)#

1. Frage stellen, die im Betriebstext beantwortet ist → der Bot antwortet mit Ihren Angaben.
2. Nach einem Termin fragen → es werden nur tatsächlich freie Zeiten genannt.
3. Termin vereinbaren → Bestätigungsmail an den Kunden, Benachrichtigung an den Betrieb, Eintrag unter KI Chatbot → Kalender.
4. Failover prüfen: Beim ersten Anbieter absichtlich einen falschen Schlüssel eintragen, speichern, erneut schreiben. Die Antwort kommt weiterhin; unter Protokolle steht der Wechsel.
5. Danach den richtigen Schlüssel wieder eintragen.

9. Wenn etwas nicht klappt#

Cache-Ausnahmen (wichtig)#

Wer WP Rocket, WP-Optimize, LiteSpeed oder ähnliches nutzt, nimmt aus:

• Adressen mit dem Zusatz ?kcb_termin= (Selbstverwaltung der Kunden),
• die REST-Routen unter /wp-json/kcb/v1/ (Standard bei den meisten Plugins, aber prüfen).

Echter Cronjob (empfohlen)#

In wp-config.php ergänzen:

define( 'DISABLE_WP_CRON', true );

Beim Hoster (bei ALL-INKL unter Tools → Cronjobs) alle 15 Minuten aufrufen lassen:

https://ihre-domain.de/wp-cron.php?doing_wp_cron

10. Für Wiederverkäufer: mehrere Kunden aus einer Installation#

Nur nötig, wenn Sie das Plugin für Kunden betreiben. Es bleibt dieselbe Installation und dieselbe Codebasis:

1. KI Chatbot → Kunden öffnen, Wiederverkauf einschalten, speichern.
2. Kunden anlegen: Name und freigegebene Domains (eine je Zeile, *.beispiel.de für alle Unterseiten).
3. Angaben des Kunden ausfüllen (Firmenname, Wissensbasis, Farbe, seine E-Mail und Telefonnummer, sein Datenschutz-Link). Leere Felder übernehmen Ihre Grundeinstellung.
4. Einbettungscode kopieren und dem Kunden geben:

<script src="https://ihre-domain.de/wp-content/plugins/ki-chatbot-booking/assets/embed.js"
        data-kcb-key="kcb…" defer></script>

Der Kunde fügt diese eine Zeile vor </body> seiner Website ein — bei WordPress etwa über ein Code-Snippet-Plugin oder die footer.php. Auf der Kundenseite wird kein Plugin installiert.

Ihre KI-Schlüssel bleiben bei Ihnen. Termine, Gespräche und Anfragen sind je Kunde getrennt. Die Übersicht zeigt Termine, Gespräche und Tokenverbrauch der letzten 30 Tage — Ihre Abrechnungsgrundlage.

11. Aktualisieren#

Mit Lizenzschlüssel geht es von selbst. Tragen Sie den Schlüssel aus der Kaufbestätigung unter KI Chatbot › Lizenz ein und klicken Sie auf „Aktivieren". Von da an meldet WordPress neue Fassungen wie bei jedem anderen Plugin, und ein Klick auf „Aktualisieren" genügt.

Der Schlüssel läuft nicht ab. Er entscheidet nur, ob diese Website Aktualisierungen bekommt und für wie viele Websites er gilt. Geben Sie eine Website auf, melden Sie sie auf derselben Seite ab — dann ist der Platz wieder frei für die nächste.

Ohne Schlüssel wird nichts abgeschaltet: Das Plugin steht unter der GPL und arbeitet unverändert weiter. Es holt sich dann nur keine neuen Fassungen, und Sie spielen sie von Hand ein.

Von Hand: den Ordner ki-chatbot-booking per FTP überschreiben oder das ZIP erneut hochladen (WordPress fragt beim Überschreiben nach). Einstellungen und Termine bleiben erhalten; Datenbankänderungen laufen beim nächsten Backend-Aufruf automatisch.

Vor größeren Sprüngen wie immer: Datenbank sichern.

12. Deinstallieren#

Beim Löschen des Plugins bleiben Termine und Einstellungen absichtlich erhalten — ein versehentliches Löschen soll keine Kundendaten vernichten.

Wer wirklich alles entfernen will, setzt vorher in der Datenbank die Option kcb_delete_on_uninstall auf 1. Dann räumt uninstall.php beim Löschen Tabellen, Optionen und Transients ab.

13. Was wo liegt#

ki-chatbot-booking/
├── ki-chatbot-booking.php     Start, Widget-Ausgabe, Shortcode, Cronjobs
├── uninstall.php              Löschen nur auf ausdrückliche Freigabe
├── readme.txt                 WordPress-Standardformat (englisch)
├── LIESMICH.txt               dasselbe auf Deutsch
├── INSTALLATION.md            diese Datei
├── ANLEITUNG.md               Bedienung im Alltag
├── INSTALL.md                 Installation auf Englisch
├── MANUAL.md                  Bedienung auf Englisch
├── includes/                  die Klassen (Logik)
├── admin/views/               die Backend-Ansichten
├── assets/                    chat.js/css, admin.js/css, embed.js
└── languages/                 kcb.pot und 33 Übersetzungen (.po und .mo)

Bedienungsanleitung#

Botermin – KI Chatbot & Terminbuchung, Version 1.8.0

Diese Anleitung erklärt den täglichen Umgang mit dem Plugin. Das Hochladen und Aktivieren steht in INSTALLATION.md.

Die englischen Fassungen heißen MANUAL.md und INSTALL.md.

Inhalt#

1. So funktioniert der Bot
2. Das Menü im Überblick
3. Allgemein: Wissensbasis und Missbrauchsbremse
4. KI-Anbieter und die DSGVO-Ampel
5. Anzeige: Farben, Position, Startknopf
6. Terminbuchung
7. Öffnungszeiten
8. Kalender verbinden
9. Anfragen und Rückrufe
10. Anzahlung (ab Werk aus)
11. Verknüpfungen
12. Sprachen
13. Benachrichtigungen
14. Datenschutz
15. Kalender, Termine, Warteliste im Alltag
16. Auswertung lesen
17. Protokolle
18. Kunden verwalten (Wiederverkauf)
19. Was Ihre Kunden sehen
20. Schutzmaßnahmen, die immer laufen

1. So funktioniert der Bot#

Der Bot beantwortet Fragen ausschließlich mit dem Wissen, das Sie ihm geben (Reiter Allgemein und optional Seiten Ihrer Website). Freie Termine erfindet er nie — die kommen immer aus der Verfügbarkeitsrechnung des Plugins.

Kann er etwas nicht beantworten, bietet er an, die Frage weiterzuleiten, und sammelt dafür Kontaktdaten ein. Ist Ihr KI-Anbieter gestört, springt automatisch der nächste ein.

2. Das Menü im Überblick#

Unter KI Chatbot liegen acht Seiten:

3. Allgemein#

Chatbot aktiv schaltet den Bot auf der Website ein oder aus. „Nur per Shortcode" zeigt ihn ausschließlich dort, wo [ki_chatbot] steht.

Informationen zum Betrieb ist das wichtigste Feld überhaupt — die gesamte Wissensbasis. Schreiben Sie hinein, was Kunden immer wieder fragen:

Wir sind eine freie Kfz-Werkstatt in Musterstadt, Bahnhofstraße 14.
Parkplätze direkt vor dem Haus, kostenlos.
Zahlung per EC-Karte, Überweisung oder bar.
Ersatzwagen auf Wunsch, bitte bei der Terminvereinbarung angeben.
HU/AU jeden Dienstag und Donnerstag durch den Prüfer vor Ort.

Wissen von der Website (optional): Statt alles von Hand zu pflegen, wählen Sie Seiten und Beiträge aus. Ändert sich dort der Text, antwortet der Bot automatisch mit dem neuen Stand. Die Zeichengrenze bremst Tempo und Kosten — 6.000 sind ein guter Startwert.

Anrede: Zwei Knöpfe, Sie oder Du. Die Einstellung gilt für alles, was ein Besucher zu sehen bekommt — nicht nur für die Antworten des Bots, sondern auch für Begrüßung und Kopfzeile des Chatfensters, Fehlermeldungen, die Terminbestätigung, die Erinnerung, die Nachricht von der Warteliste, die Bitte um eine Bewertung, die Anzahlungsmail, die Seite zum Verwalten des Termins und den Textbaustein für die Datenschutzerklärung. Der Bot bleibt dabei, auch wenn ein Besucher anders schreibt.

Beim Umschalten zieht das Plugin die Vorlagentexte automatisch mit — aber nur die, die noch unverändert so dastehen, wie sie ab Werk waren. Haben Sie eine Begrüßung oder eine E-Mail selbst formuliert, bleibt Ihr Text stehen; die Meldung nach dem Speichern sagt Ihnen, wie viele Texte das betrifft, damit Sie sie von Hand nachziehen können. Prüfen Sie danach die Reiter Anzeige und Terminbuchung.

Benachrichtigungen an Sie selbst (neue Buchung, Rückrufwunsch) bleiben in der Sie-Form — Empfänger sind Sie, nicht der Kunde.

Tonalität beschreibt nur noch den Stil, zum Beispiel „freundlich-sachlich, kurze Sätze". Die Anrede gehört nicht mehr hierher.

Modellverhalten: Temperatur 0.4 ist sachlich, höher wird kreativer (und ungenauer). „Verlauf" legt fest, wie viele frühere Nachrichten mitgeschickt werden.

Kostenbremse: Hier setzen Sie eine Obergrenze — je Tag und je Monat, wahlweise in Tokens oder in Euro. Was zuerst erreicht wird, stoppt: Der Chatbot fragt bis zum Ende des Zeitraums keinen KI-Anbieter mehr, Besucher bekommen einen sachlichen Hinweis und können einen Rückruf hinterlassen. So kann eine einzelne Nacht nicht das ganze Monatsbudget verbrauchen. 0 heißt: kein Deckel. Bei 80 und bei 100 Prozent bekommen Sie eine E-Mail.

Die Geldgrenze setzt voraus, dass unter KI-Anbieter die Preise je Million Tokens hinterlegt sind — sonst kann das Plugin nicht rechnen und sagt Ihnen das an dieser Stelle auch. Die Token-Grenze wirkt immer. Wenn Sie unsicher sind, welcher Wert passt: Unter der Eingabe steht, was Sie bisher verbraucht haben und was eine Million Tokens Sie derzeit kostet.

Währung: ein dreistelliges Kürzel — EUR, USD, GBP, CHF, JPY, PLN und so fort. Es gilt überall, wo Geld steht: Kostenanzeige in der Auswertung, die Deckel, die Benachrichtigungen und die Anzahlung. Dreißig Währungen bekommen ihr richtiges Zeichen; alles andere wird mit dem Kürzel geschrieben — das ist immer richtig, nur weniger hübsch.

Schutz vor Missbrauch: Nachrichten je Besucher in 10 Minuten, Zeichen je Nachricht, Sperrzeit nach einem Anbieterfehler.

4. KI-Anbieter#

Jede Zeile ist ein Anbieter: Haken, Schlüssel, Modell, Basis-URL, Priorität und der Preis je Million Tokens (für die Kostenrechnung in der Auswertung — ohne Eintrag bleibt sie leer statt zu schätzen).

Der Failover: Anbieter 1 wird zuerst gefragt. Fällt er aus — falscher Schlüssel, Kontingent leer, Zeitüberschreitung —, wird er für die eingestellte Sperrzeit ausgeblendet und Anbieter 2 antwortet. Der Besucher merkt nichts.

Die Ampel hinter dem Namen#

Mauszeiger auf das Zeichen zeigt die Begründung. Die Einstufung ist eine Entscheidungshilfe, keine Rechtsberatung — maßgeblich bleibt Ihr Vertrag mit dem Anbieter.

5. Anzeige#

Der schnellste Weg: oben auf „Farben und Schrift vom aktiven Theme übernehmen" klicken, dann speichern. Das liest die Farbpalette Ihres Themes aus und berechnet die Schriftfarbe auf farbigem Grund so, dass sie gut lesbar bleibt. Gibt Ihr Theme nichts preis, sagt das Plugin das offen, statt Farben zu erfinden.

Alternativ: eine der fünf Farbstimmungen (Blau, Grün, Anthrazit, Bordeaux, Sand) oder jede Farbe einzeln.

Dunkle Fassung: „automatisch" richtet sich nach der Einstellung des Geräts — meist die beste Wahl.

Fenstergröße ändert sich sofort in der Vorschau darunter.

Position: eines der vier Kästchen anklicken — oben/unten × links/rechts, dazu die Abstände zum Rand.

Startknopf: breit mit Text, rund oder eckig; Größe 40–88 px; optionales dezentes Pulsieren; zwölf mitgelieferte Symbole (Sprechblase, Kalender, Uhr, Telefon, Werkzeug, Schere, Stethoskop …) oder ein eigenes Bild.

Sprechblase am Knopf: erscheint nach einigen Sekunden neben dem Knopf, ein Klick öffnet den Chat. Das ist der freundlichere Weg als ein Fenster, das sich von selbst öffnet.

Von selbst aufgehen: nur wenn Sie es wirklich wollen. Auf Mobilgeräten ab Werk aus, weil es dort den ganzen Bildschirm einnimmt.

6. Terminbuchung#

Leistungen mit Name, Dauer und Preistext — die Dauer bestimmt das Raster.

Arbeitsplätze (optional): Hebebühnen, Stühle, Räume oder Mitarbeiter. Erst damit laufen mehrere Termine gleichzeitig. Jeder Arbeitsplatz kann auf bestimmte Leistungen beschränkt werden.

Achtung bei bestehenden Daten: Termine aus der Zeit vor dieser Einstellung haben keinen Arbeitsplatz und blockieren vorsichtshalber alles.

Zeitraster: Raster, Puffer zwischen Terminen, Vorlaufzeit (wie kurzfristig darf gebucht werden), Vorausbuchung (wie weit in die Zukunft).

Gesperrte Tage: ein Datum je Zeile, Format 2026-12-24.

Selbstverwaltung: Kunden verschieben oder sagen ihren Termin über den Link aus der Bestätigungsmail selbst ab — bis zur eingestellten Frist.

Warteliste: Ist alles voll, trägt der Bot Interessenten ein. Wird ein Termin frei, gehen automatisch E-Mails raus — in Eintragsreihenfolge.

Bewertungsanfrage: X Stunden nach dem Termin eine Mail mit Link zu Ihrem Google-Profil. Ohne hinterlegten Link wird nichts versendet.

Mailvorlagen mit Platzhaltern: {name} {email} {service} {datum} {uhrzeit} {dauer} {firma} {telefon} {notiz} {terminlink} {bewertungslink}

7. Öffnungszeiten#

Je Wochentag Öffnung, Schließung und Mittagspause. Ein Haken bei „Geschlossen" nimmt den Tag ganz heraus. Freie Zeiten entstehen ausschließlich aus dieser Rechnung.

8. Kalender verbinden#

Der interne Kalender läuft immer und entscheidet über die Verfügbarkeiten. Zusätzlich, beliebig kombinierbar:

Google Calendar — In der Google Cloud Console ein Projekt anlegen, die Calendar API aktivieren, einen OAuth-Client (Webanwendung) erstellen und dort genau die Weiterleitungs-Adresse eintragen, die im Reiter angezeigt wird. Dann Client-ID und Secret eintragen, speichern, Mit Google verbinden.

Apple / iCloud (CalDAV) — Auf appleid.apple.com ein app-spezifisches Passwort erzeugen, Kalender-Adresse, Apple-ID und dieses Passwort eintragen, Verbindung testen. Gleiches Verfahren für Nextcloud.

ICS-Abo-Feed — für jeden Kalender ohne Schreibschnittstelle. Wer die Adresse kennt, sieht die Termine: nicht öffentlich teilen, bei Verdacht neu erzeugen.

Ein Kalenderfehler verhindert nie eine Buchung: der Termin steht intern, die Übertragung wird markiert und stündlich wiederholt.

9. Anfragen und Rückrufe#

Kann der Bot etwas nicht beantworten, bietet er an, die Frage weiterzuleiten, und fragt nach Name und Erreichbarkeit. Sie bekommen sofort eine E-Mail; die Anfrage landet unter KI Chatbot → Anfragen.

Dort: offen/erledigt filtern, Notiz hinterlegen, ins zugehörige Gespräch springen. Die Zahl im Menü zeigt offene Anfragen.

10. Anzahlung#

Diese Funktion ist ab Werk ausgeschaltet — im Bild sehen Sie den Auslieferungszustand. Erst wenn Sie sie einschalten und Zugangsdaten hinterlegen, wird überhaupt etwas berechnet.

Verfahren: Stripe (Karte, Apple Pay, Google Pay), PayPal.me oder Überweisung mit Hinweistext. Betrag einheitlich oder je Leistung.

Ablauf mit Anzahlung: Der Termin ist zunächst nur vorgemerkt. Bestätigung, Kalendereintrag und Mail folgen erst mit dem Zahlungseingang. Bleibt die Zahlung aus, wird die Zeit nach der eingestellten Frist wieder frei — und die Warteliste erfährt davon.

Bei Stripe im Konto unter Entwickler → Webhooks die im Reiter angezeigte Adresse für das Ereignis checkout.session.completed eintragen. Bei PayPal.me kann der Eingang nicht automatisch geprüft werden; dort bestätigen Sie den Termin von Hand.

11. Verknüpfungen#

Derselbe Bot, derselbe Kalender, andere Eingänge:

• Telegram: Bot bei @BotFather anlegen, Token eintragen, speichern, dann auf „Webhook bei Telegram anmelden" klicken.
• WhatsApp: Zugriffstoken und Absender-Nummern-ID eintragen. Die Nummern-ID steht im Meta-Entwicklerportal unter WhatsApp › API-Einrichtung.
• Instagram: Zugriffstoken des Kontos, das mit Ihrer Facebook-Seite verknüpft ist. Das Konto muss ein Unternehmenskonto sein und in den Instagram-Einstellungen Nachrichten aus Werkzeugen zulassen.
• Facebook Messenger: eigenes Seiten-Zugriffstoken — nicht das von Instagram. Die Seiten-ID darf leer bleiben; dann antwortet die Seite, zu der das Token gehört.

Alle drei Meta-Dienste teilen sich eine Webhook-Adresse. Diese Adresse und das Bestätigungs-Token stehen unten im Reiter; beides im Entwicklerportal unter Webhooks eintragen und die Felder abonnieren. Welcher Kanal gemeint ist, erkennt das Plugin am Absender der Meldung.

Verbindung testen. Jede Verknüpfung hat einen eigenen Knopf. Er fragt beim Anbieter nur nach, wer man ist — es wird nichts gesendet und nichts geändert. Klappt es, erscheint oben der Bot-, Konto- oder Seitenname; klappt es nicht, steht dort der Fehlertext des Anbieters im Klartext.

Wenn nichts ankommt: Schauen Sie unter Protokolle nach. Trifft eine Nachricht ein, deren Kanal hier nicht angehakt ist, wird das dort vermerkt — dann fehlt nur der Haken, und der Fehler liegt nicht bei Meta.

Ein Zugangsdatenfeld bleibt beim Speichern unverändert, solange es leer ist. Ein einzelner Bindestrich löscht den gespeicherten Wert.

Statt Schnellwahl-Knöpfen werden freie Zeiten dort als Aufzählung genannt.

12. Sprachen#

Angenommene Sprachen: Haken für jede Sprache, in der Ihr Betrieb wirklich beraten kann, und der Rang — 1 ist die Primärsprache, 2 die Zweitsprache und so fort.

Schreibt jemand in einer nicht angehakten Sprache, antwortet der Bot nicht einfach auf Deutsch, sondern gibt einen sachlichen Hinweis — zuerst in der Sprache des Besuchers, dann in Ihrer Primärsprache, dazu Telefon und E-Mail:

Es geht dabei um die Sprachkenntnisse Ihres Betriebs, nicht um eine Absage an die Person — und es bleibt immer ein Weg zu Ihnen offen. Wer es anders formulieren will, trägt einen eigenen Text ein ({sprachen}, {firma}).

In diesem Fall geht keine Anfrage an den KI-Anbieter — das kostet nichts.

Nicht verwechseln: Dieser Reiter legt fest, in welchen Sprachen der Bot berät. Die Sprache der Oberfläche — Backend, Knöpfe, Mailvorlagen — folgt der WordPress-Installation und braucht hier keine Einstellung.

13. Benachrichtigungen#

Hier legen Sie fest, worüber Sie eine E-Mail bekommen — und worüber nicht.

Empfänger. Bleibt das Feld leer, geht alles an die Adresse aus der Terminbuchung. Wer die Post an eine andere Stelle lenken will (Sekretariat, Sammelpostfach), trägt sie hier ein; die Terminbuchung bleibt unberührt.

Die Schalter.

Jede Nachricht enthält Name, Kontakt, Leistung und Zeit — Sie müssen zum Nachsehen nicht ins Backend.

Mails an den Kunden. Der letzte Schalter betrifft nicht Sie, sondern Ihre Kunden: Bestätigung und Stornierung. Schalten Sie ihn nur ab, wenn Sie Ihre Kunden auf einem anderen Weg unterrichten — ohne Bestätigung hat der Kunde nichts in der Hand, keine Kalenderdatei und keinen Link zum Verwalten seines Termins.

Die Erinnerung vor dem Termin und die Bitte um eine Bewertung stehen weiter unter Terminbuchung, weil dort auch die Texte dafür liegen.

Wenn keine Mail ankommt: WordPress verschickt Post über den Server. Ein Versandprogramm wie WP Mail SMTP mit einem echten Postfach ist zuverlässiger als der Serverstandard, der oft im Spamfilter landet.

14. Datenschutz#

Einwilligung vor der ersten Nachricht, Speicherdauer der Chatverläufe (0 = gar nicht speichern), Link zur Datenschutzerklärung.

Unter Einstellungen → Datenschutz von WordPress steht ein fertiger Vorschlagstext bereit, der die aktiven Anbieter samt Land nennt und einen Absatz zur Drittlandsübermittlung ergänzt, sobald ein nicht grüner Anbieter aktiv ist.

Termine und Verläufe sind an die Export- und Löschwerkzeuge von WordPress angebunden (Werkzeuge → Daten exportieren / löschen).

15. Der Alltag#

Kalender#

Monatsansicht mit allen Terminen, heutiger Tag hervorgehoben, stornierte durchgestrichen. Unten legen Sie einen Termin manuell an — er blockiert die Zeit für den Bot und wird ebenfalls in die verbundenen Kalender übertragen.

Termine#

Filter nach Zeitraum und Status, Suche, Mehrfachauswahl, Massenstornierung (wahlweise mit Kundenmail) und CSV-Export für Excel. Die Spalte „Kalender" zeigt, ob die Übertragung geklappt hat.

Warteliste#

Wer wartet, wer wurde benachrichtigt, wer hat gebucht. Wird ein Termin abgesagt, laufen die E-Mails automatisch.

16. Auswertung lesen#

Zeitraum oben wählen (7, 30, 90 oder 365 Tage).

• Gespräche / Nachrichten / Buchungen und die Buchungsquote — wie viele Gespräche zu einem Termin führen.
• Verlauf je Tag als Balken.
• Anbieter, Verbrauch und Kosten: Tokens rein und raus je Anbieter. Damit Kosten erscheinen, tragen Sie unter KI-Anbieter die Preise je Million Tokens ein — ohne Eintrag bleibt die Spalte leer, statt zu schätzen.
• Häufigste Stichwörter: Was hier oft auftaucht, gehört in die Wissensbasis oder auf die Website.
• Kanäle und Sprachen zeigen, woher die Anfragen kommen.

17. Protokolle#

Oben: welcher Anbieter wie oft geantwortet hat und ob er gerade gesperrt ist. Mitte: Ereignisse — hier sehen Sie jeden Failover, Mail- und Kalenderfehler. Unten: die Gesprächsverläufe, einzeln einsehbar.

18. Kunden verwalten#

(nur bei eingeschaltetem Wiederverkauf)

Liste aller Kunden mit Domains, Terminen, Gesprächen und Tokenverbrauch der letzten 30 Tage — Ihre Abrechnungsgrundlage.

Je Kunde: Firmenname, Wissensbasis, Farbe, Titel, Begrüßung, seine E-Mail und Telefonnummer, sein Datenschutz-Link. Leere Felder übernehmen Ihre Grundeinstellung. Darunter der Einbettungscode zum Kopieren und der Zugangsschlüssel (jederzeit neu erzeugbar — der alte Code wird damit ungültig).

Ihre KI-Schlüssel und Kalenderverbindungen bleiben zentral bei Ihnen. Termine, Gespräche und Anfragen sind je Kunde getrennt.

19. Was Ihre Kunden sehen#

Der Bot nennt nur tatsächlich freie Zeiten und bietet sie als Knöpfe an.

Nach der Buchung erscheint eine Bestätigungskarte mit „Zum Kalender hinzufügen" und „Termin verwalten". Parallel gehen die Bestätigungsmail an den Kunden und die Benachrichtigung an Sie raus.

20. Schutzmaßnahmen#

Diese laufen ohne Zutun mit:

• Höchstens 20 Nachrichten je Besucher in 10 Minuten (einstellbar) und 5 Buchungen je Besucher und Stunde.
• Längenbegrenzung je Nachricht, alle Eingaben serverseitig geprüft, Ausgabe als Text statt HTML.
• Verstecktes Honigtopf-Feld gegen automatisierte Anfragen.
• IP-Adressen werden nie im Klartext gespeichert, nur als kurzlebige Prüfsumme für die Bremse.
• Termine werden vor und nach dem Speichern auf Überschneidung geprüft — bei zwei gleichzeitigen Buchungen bleibt genau eine bestehen.
• Alle Backend-Aktionen durch Nonce und Rechteprüfung geschützt.
• Beim Wiederverkauf: Domainbindung je Kunde und getrennte Daten.